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Dubletten verstehen

Dubletten (Beispiele) sind ein Ärgernis in jeder Adressdatenbank:

Dubletten frustrieren Mitarbeiter, die sich die auf die Dubletten­adressen verteilten Informa­tionen mühsam zusammensuchen müssen – wenn sie sie überhaupt wiederfinden.

Dubletten konterkarieren wohldefinierte Geschäfts­prozesse und lassen zum Beispiel Liefer­sperren ins Leere laufen.

Beim Mailing kosten sie bares Geld, wenn dem Empfänger dieselben aufwendigen Unter­lagen gleich mehrfach zugesandt werden. Mehrfach zugesandte Werbe­sendungen führen dem Empfänger außerdem besonders deutlich vor Augen, dass er nur als einer unter vielen angesprochen wurde. So schmälern Dubletten zusätzlich auch das Image der Werbe­botschaft.

Dubletten entstehen durch ungewollte Adress­neuanlagen und bei Adress­änderungen. Eine besonders ergiebige Brut­stätte für Dubletten sind Parallel­bestände, die von Mitarbeitern oder Abteilungen separat geführt werden und meist auch ein Eigen­leben entwickeln. – Das Erwachen kommt, wenn die Parallel­bestände zusammen­geführt werden sollen.

Mit Dubletten bekommen Sie es aber auch regel­mäßig zu tun, wenn Sie zur Erweiterung Ihrer Adress­datenbank oder für einzelne Mailing­aktionen fremde Adressen zukaufen oder anmieten. Schließ­lich betreffen die erworbenen Adressen dieselbe Ziel­gruppe, so dass Dubletten wahr­schein­lich sind.

Dasselbe ist übrigens auch der Fall, wenn Adress­datenbanken nach Unter­nehmens­zukäufen oder Unter­nehmens­zusammen­schlüssen (Fusionen) zusammen­zuführen sind. Auch hier betreffen die Adressen in der Regel gleiche Ziel­gruppen.

Doppelte Adressen identifizieren und eliminieren

Gegen Dubletten können Sie etwas unternehmen. Besonders einfach ist es, Adress­listen zu säubern, die für Mailings eingesetzt werden sollen. Im allgemeinen reicht es, doppelte Adressen einfach zu eliminieren. Eine gute Lösung ist die Software q.address der Münchener ACS Informatik GmbH.

Aufwendiger ist die Dubletten­bereinigung für die Adress­datenbank Ihres CRM- oder ERP-Systems. Hier können Sie doppelte Adressen nämlich nicht mehr einfach löschen. Denn zusammen mit der gelöschten Adressen würden auch alle Informationen verloren gehen, die an dieser Adresse hängen: Aufzeich­nungen aus Verkaufs­gesprächen und über Anschaffungs­planungen, Bestellungen, Rechnungen u.v.a.m. Dubletten­adressen müssen deswegen – oft mit viel Mühe – zusammen­geführt werden (Verschmel­zung). Die Software q.address wird Sie auch bei dieser schwierigen Aufgabe unter­stützen, denn sie ist zum Beispiel auch in der Lage, auf Daten­banken wie Microsoft SQL Server oder Oracle Database zuzugreifen.

Tipp: Dubletten vermeiden

Geschickt ist es, es gar nicht erst zu Dubletten kommen zu lassen. Dazu ist bei jeder Adress­neuanlage und Adress­änderung und natürlich beim Import von Adress­listen zu prüfen, dass die Adresse nicht bereits in Ihrer Adress­datenbank vorhanden ist. Die Software q.address verfügt über viele Interfaces (u.a. C/C++, C#, Java, Transact-SQL (Microsoft), PL/SQL (Oracle); SAP ABAP/RFC, Web-Services), über die die Prüffunktio­nalität in Ihre Anwendungen integriert werden kann. Für Microsoft Dynamics (CRM und NAV) sowie SAP ERP, SAP CRM und SAP IS stehen zudem fertige Integra­tio­nen zur Verfügung, die nur instal­liert zu werden brauchen.

Dipl.-Inform Manfred Schmid
Vertriebsleiter bei der ACS Informatik GmbH

ACS Informatik GmbH
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